Kan iemand zien wat je in Copilot hebt ingevoerd?Leestijd: maximaal 14 minuten

Kan iemand zien wat je in Copilot hebt ingevoerd? Soms wel. Bij een werkaccount kunnen ingevoerde vragen en Copilot-antwoorden worden opgeslagen en onder bepaalde voorwaarden toegankelijk zijn voor bevoegde beheerders. Collega’s kunnen je gesprekken niet zomaar openen. Bij een persoonlijk account gelden andere instellingen.

Het korte antwoord is dus niet: “Niemand kijkt mee.” Het betere antwoord is: het hangt af van je account, de versie van Copilot en de regels van je organisatie.

Het verschil dat bijna iedereen over het hoofd ziet

Op het scherm ziet Copilot er steeds ongeveer hetzelfde uit. Je typt een vraag, drukt op Enter en krijgt een antwoord. Daardoor voelt iedere versie als hetzelfde product.

Achter dat scherm kunnen echter verschillende afspraken gelden.

Microsoft maakt voor persoonlijke accounts zelf duidelijk dat gebruikers het gebruik van gespreksactiviteit voor modeltraining kunnen uitschakelen. Voor Microsoft 365 Copilot en Copilot Chat met zakelijke gegevens geldt juist dat prompts, antwoorden en gegevens uit Microsoft Graph niet worden gebruikt om de onderliggende modellen te trainen.

Dat is het eerste tegenintuïtieve inzicht: een betaald werkaccount kan meer controle en logging hebben, maar tegelijkertijd sterkere bescherming tegen modeltraining bieden.

Wie eerst rustig wil begrijpen welke Microsoft-assistent hij gebruikt, kan onze uitleg over wat Copilot is en welke varianten er bestaan lezen.

Kan je werkgever zien wat je in Copilot invoert?

Je leidinggevende kan normaal gesproken niet zomaar een scherm openen met al jouw vragen. Ook collega’s krijgen niet automatisch toegang tot jouw chatgeschiedenis.

Toch betekent dit niet dat een zakelijke Copilot-chat volledig privé is.

Bij Microsoft 365 Copilot Chat worden prompts en antwoorden gelogd. Microsoft vermeldt dat een IT-beheerder zoek- en auditmiddelen kan gebruiken om gelogde informatie te bekijken. Interacties kunnen daarnaast beschikbaar zijn voor auditing en eDiscovery, afhankelijk van licenties, beleid en bevoegdheden binnen de organisatie.

Er bestaan grofweg drie niveaus van zichtbaarheid:

1. Gebruiksgegevens
   De organisatie kan bijvoorbeeld vaststellen dat Copilot is gebruikt, door welke gebruiker, op welk moment en binnen welke toepassing.
2. Verwijzingen naar gebruikte bronnen
   Een auditregistratie kan verwijzen naar bestanden, websites of andere bronnen die Copilot gebruikte bij het maken van een antwoord.
3. Inhoudelijk onderzoek
   Bij een beveiligingsincident, juridisch onderzoek of compliancecontrole kunnen bevoegde medewerkers uitgebreidere informatie onderzoeken.

Dat tweede niveau is belangrijk. Microsoft beschrijft dat auditrecords details kunnen bevatten over de gebruiker, het moment, de plaats van de interactie en bronnen die Copilot heeft benaderd.

De juiste conclusie is daarom:

Je werkgever leest niet standaard gezellig mee, maar een zakelijk Copilot-gesprek is ook geen persoonlijk dagboek.

Wie kan je Copilot-gesprekken zien?

Andere collega’s

Andere collega’s kunnen je gesprekken niet automatisch zien. Een Copilot-chat wordt niet openbaar zodra je hem verstuurt.

Dat kan veranderen wanneer je zelf een antwoord deelt, tekst in een gezamenlijk document plaatst of de uitkomst naar een Teams-kanaal kopieert. Vanaf dat moment is niet Copilot, maar de gekozen opslagplaats bepalend voor wie de tekst kan openen.

Je leidinggevende

Een manager heeft niet alleen vanwege zijn functie toegang tot alle Copilot-chats. Toegang tot compliance- of onderzoeksmiddelen vereist daarvoor bestemde rollen en bevoegdheden.

In de praktijk zal een manager eerder een einddocument, verzonden bericht of rapport zien dan de losse vragen waarmee dat resultaat is gemaakt.

IT- en securitybeheerders

Bevoegde beheerders kunnen afhankelijk van de inrichting auditinformatie onderzoeken. Dat gebeurt bijvoorbeeld bij een vermoedelijk datalek, een beveiligingsmelding of een formeel onderzoek.

Microsoft

Microsoft verwerkt de prompt om een antwoord te kunnen maken. Bij Microsoft 365 Copilot worden gegevens volgens Microsoft binnen de zakelijke beschermingsafspraken verwerkt. Daarbij gelden onder meer versleuteling tijdens verzending en opslag, scheiding tussen organisaties en bestaande toegangsregels.

Externe diensten en agents

Hier ontstaat een minder zichtbaar risico. Een agent of koppeling binnen Copilot kan een eigen privacyverklaring en eigen voorwaarden hebben. Microsoft waarschuwt dat agents afzonderlijk worden beheerd door hun voorwaarden en privacybeleid.

Een Copilot-omgeving kan dus zakelijk beschermd zijn, terwijl een toegevoegde externe toepassing andere regels hanteert.

Wat gebeurt er nadat je op Enter drukt?

Voor de gebruiker lijkt het alsof een vraag rechtstreeks naar een slimme tekstmachine gaat. In werkelijkheid zitten er meerdere stappen tussen.

Stap 1: Copilot ontvangt je vraag

Je prompt wordt naar de Copilot-dienst gestuurd. Zonder die verwerking kan het systeem geen antwoord maken.

Stap 2: Copilot verzamelt passende context

Bij Microsoft 365 Copilot kan het systeem informatie gebruiken waartoe jij al toegang hebt, zoals een document of e-mail. Copilot geeft je daarbij niet automatisch ruimere rechten.

Het gevolg is dubbel. Goede toegangsrechten beschermen gegevens, maar rommelige rechten worden door Copilot niet vanzelf opgelost.

Stap 3: Copilot maakt een antwoord

De vraag en toegestane context worden gebruikt om een reactie samen te stellen. Bij webzoekopdrachten kan Copilot enkele zoekwoorden uit je prompt afleiden en naar Bing sturen. Microsoft stelt dat deze zoekopdrachten geen gebruikers- of tenantidentificatie bevatten.

Stap 4: De interactie kan worden vastgelegd

Bij zakelijke Copilot-diensten kunnen de prompt, het antwoord en gegevens over de interactie worden gelogd voor beveiliging, auditing, bewaring of formeel onderzoek.

Stap 5: Beleid bepaalt wat er daarna gebeurt

Hoe lang informatie beschikbaar blijft, hangt af van het gebruikte Copilot-product, het account en het bewaarbeleid van de organisatie.

Daarom is “ik heb de chat verwijderd” niet altijd hetzelfde als “ieder achterliggend record is onmiddellijk verdwenen”.

Dat is het tweede tegenintuïtieve inzicht: de zichtbare chatgeschiedenis en de administratieve registratie zijn niet per definitie hetzelfde.

Worden Copilot-chats opgeslagen?

Ja, Copilot-chats kunnen worden opgeslagen.

Bij een persoonlijk Microsoft-account kan de gespreksgeschiedenis volgens Microsoft tot 18 maanden worden bewaard. Gebruikers kunnen losse gesprekken of de volledige zichtbare geschiedenis verwijderen.

Bij Microsoft 365 Copilot en Copilot Chat kunnen prompts en antwoorden worden vastgelegd voor audit, eDiscovery en bewaarbeleid. De exacte bewaartermijn hangt af van de zakelijke omgeving en het ingestelde beleid.

Het woord “opgeslagen” dekt bovendien verschillende soorten informatie:

• de tekst van je prompt;
• het antwoord van Copilot;
• je zichtbare chatgeschiedenis;
• het gebruikte account;
• tijdstip en toepassing;
• geraadpleegde bestanden of bronnen;
• technische beveiligings- en foutgegevens.

Niet iedere beheerder ziet al deze onderdelen. Het bestaan van een registratie betekent ook niet dat iedereen er toegang toe heeft.

Naast privacyvragen zijn er nog veel meer onderwerpen die gebruikers bezighouden. Bekijk daarom ook onze complete gids over Copilot.

Een realistische situatie wat kan gebeuren

Een medewerker moet een offerte voor een nieuwe klant verbeteren. Hij plakt de complete conceptofferte in Copilot en vraagt: “Maak dit overtuigender en wijs zwakke plekken aan.”

Het antwoord is goed. Toch bevatte de offerte namen, tarieven, marges en afspraken die nog niet openbaar mochten worden.

De fout zat niet in de vraag zelf. De fout zat in het verschil tussen wat Copilot technisch mag verwerken en wat de medewerker volgens zijn organisatiebeleid mocht invoeren.

Als dit gebeurt, verwijder dan niet alleen de chat en hoop dat het probleem voorbij is. Noteer wat je hebt gedeeld en meld het via de interne privacy- of beveiligingsprocedure. De organisatie kan dan beoordelen of verdere actie nodig is.

Welke gegevens kun je beter niet invoeren?

Ook een goed beveiligd systeem is geen vrijbrief om alles te delen.

Voer zonder duidelijke toestemming liever geen gegevens in zoals:

• wachtwoorden, pincodes of herstelcodes;
• BSN-nummers en kopieën van identiteitsbewijzen;
• betaalkaart- en bankgegevens;
• medische of andere zeer persoonlijke informatie;
• gegevens van klanten die niet nodig zijn voor je taak;
• nog niet gepubliceerde financiële resultaten;
• geheime productplannen of overname-informatie;
• documenten die onder een geheimhoudingsverklaring vallen;
• informatie waarvan je niet weet wie de eigenaar is.

Voor werkdata geldt een eenvoudige test:

Zou je deze informatie zonder twijfel naar een externe adviseur mailen?

Is het antwoord nee of “ik weet het niet”, voer de informatie dan ook niet zonder controle in Copilot in.

Meer praktische voorbeelden staan in onze gids over de vraag of Copilot veilig is en hoe je risico’s beperkt.

Copilot en de AVG: veilig betekent niet automatisch toegestaan

Microsoft 365 Copilot ondersteunt volgens Microsoft bestaande privacy- en complianceverplichtingen, waaronder de AVG en de EU Data Boundary. Microsoft treedt binnen de zakelijke afspraken op als verwerker van klantgegevens.

Toch maakt dat ieder gebruik niet automatisch AVG-proof.

Een organisatie moet nog steeds kunnen uitleggen:

• waarom persoonsgegevens worden verwerkt;
• welke gegevens echt nodig zijn;
• wie toegang heeft;
• hoe lang de gegevens worden bewaard;
• welke afspraken met Microsoft en andere leveranciers gelden;
• wat medewerkers wel en niet mogen invoeren.

De oorzaak is eenvoudig. De AVG beoordeelt niet alleen de beveiliging van een hulpmiddel. De wet kijkt ook naar het doel, de noodzaak en de verantwoordelijkheid van de organisatie.

Copilot kan dus technisch goed zijn beveiligd, terwijl een specifieke prompt alsnog onnodig of ongeoorloofd persoonsgegevens bevat.

Vijf misverstanden over Copilot en privacy

“Microsoft gebruikt alle zakelijke prompts om Copilot te trainen”

Dat klopt niet voor Microsoft 365 Copilot en Microsoft 365 Copilot Chat met zakelijke bescherming. Microsoft stelt dat prompts, antwoorden en gegevens uit Microsoft Graph niet voor training van de onderliggende modellen worden gebruikt.

Bij een persoonlijk account kunnen andere instellingen gelden. Controleer daarom altijd met welk account je bent aangemeld.

“Mijn baas kan iedere vraag live volgen”

Een leidinggevende heeft niet automatisch een live meekijkscherm. Wel kan informatie onder voorwaarden beschikbaar zijn binnen audit-, beveiligings- of onderzoeksprocessen.

“Als ik de chat verwijder, bestaat hij nergens meer”

Het verwijderen van zichtbare geschiedenis hoeft niet automatisch alle audit- of bewaargegevens te verwijderen.

“Copilot ziet alle bestanden van het bedrijf”

Microsoft 365 Copilot gebruikt gegevens op basis van de bestaande rechten van de gebruiker. Het hoort geen bestanden te openen waarvoor die gebruiker geen toegang heeft.

“Zakelijke Copilot is veilig, dus ik kan alles invoeren”

Geen enkel beveiligd systeem maakt onnodig delen verstandig. Menselijk gedrag blijft een belangrijk deel van beveiliging.

Zo beslis je in 30 seconden of je informatie kunt invoeren

Gebruik deze korte beslisroute voordat je tekst of een document toevoegt:

1. Gebruik ik een persoonlijk of zakelijk account?
   Bij twijfel controleer je eerst je profielicoon.
2. Bevat de tekst persoonsgegevens of vertrouwelijke bedrijfsinformatie?
   Zo nee, dan is het risico meestal beperkt.
3. Heb ik deze gegevens echt nodig voor mijn vraag?
   Verwijder namen, nummers en details die Copilot niet nodig heeft.
4. Staat mijn organisatie dit gebruik toe?
   Controleer het interne AI-, privacy- of informatiebeveiligingsbeleid.
5. Gebruik ik een externe agent of koppeling?
   Controleer dan ook de voorwaarden van die dienst.
6. Zou openbaar worden van deze prompt schade veroorzaken?
   Zo ja, stop dan en kies een veiligere aanpak.

Je kunt bijvoorbeeld “Klant Jansen uit Deventer heeft een betalingsachterstand van €8.740” veranderen in “Een zakelijke klant heeft een betalingsachterstand. Help mij een neutrale herinnering op te stellen.”

Het doel blijft hetzelfde, maar de overbodige persoonsgegevens verdwijnen.

Praktijkproef: controleer welke Copilot je gebruikt

Een betrouwbare test hoeft geen bedrijfsgeheim te bevatten. Gebruik juist een onschuldige fictieve tekst.

Typ bijvoorbeeld:

“Vat deze fictieve projectnotitie samen: projectnaam Zonneveer, geplande start 12 oktober, drie deelnemers en een budget van 4.000 euro.”

Controleer daarna:

• verschijnt het gesprek in je geschiedenis;
• kun je de chat verwijderen;
• zie je een aanduiding voor zakelijke gegevensbescherming;
• welk account staat rechtsboven;
• gebruikt Copilot alleen jouw tekst of ook werkbronnen;
• is er een externe agent actief?

Herhaal dit eventueel met een persoonlijk en een zakelijk account. Noteer alleen zichtbare verschillen. Zo voorkom je dat je op aannames vertrouwt.

Ik geef hier bewust geen verzonnen meetresultaten of screenshots. Voor een geloofwaardige WegwijsAI-praktijktest moeten de schermen echt worden getest en gedateerd, omdat Microsoft instellingen en benamingen kan aanpassen.

Zo kijkt WegwijsAI naar Copilot-privacy

Bij WegwijsAI vinden we “Copilot is veilig” te makkelijk. Een slot op een voordeur helpt, maar je moet nog steeds opletten wie je binnenlaat.

De betere vraag is daarom niet alleen: kan iemand mijn prompt zien?

Vraag ook:

• had ik deze informatie überhaupt moeten invoeren;
• gebruik ik het juiste account;
• is mijn organisatiebeleid duidelijk;
• kan ik hetzelfde resultaat krijgen met minder gegevens?

Vooral die laatste vraag levert direct privacywinst op. Copilot heeft vaak minder persoonlijke informatie nodig dan mensen denken.

Gebruik je Copilot vooral voor zakelijke e-mails? Lees dan ook hoe je Copilot in Outlook gebruikt zonder onnodige informatie mee te geven.

Conclusie: kan iemand zien wat je in Copilot hebt ingevoerd?

Ja, in sommige situaties kan iemand zien wat je in Copilot hebt ingevoerd. Bij een zakelijk account kunnen prompts, antwoorden en gebruiksgegevens worden gelogd. Bevoegde beheerders kunnen deze informatie onder bepaalde voorwaarden onderzoeken.

Dat betekent niet dat collega’s of leidinggevenden standaard al je gesprekken lezen. Wel betekent het dat je een Copilot-chat op het werk niet als volledig privé moet behandelen.

Controleer daarom je account, houd je aan het beleid van je organisatie en verwijder overbodige persoonsgegevens voordat je informatie invoert. Dat kost enkele seconden en voorkomt de meeste problemen.

Dit artikel is geschreven en gecontroleerd door Maarten en Sanne van WegwijsAI.

FAQ

Kan mijn werkgever zien wat ik in Copilot invoer?

Een leidinggevende kan niet standaard al je Copilot-gesprekken openen. Bij een zakelijk Microsoft 365-account kunnen prompts, antwoorden en gebruiksgegevens wel worden gelogd. Bevoegde IT-, security- of compliancemedewerkers kunnen informatie onder bepaalde omstandigheden onderzoeken, bijvoorbeeld bij een beveiligingsincident of formeel onderzoek.

Worden mijn vragen aan Copilot opgeslagen?

Ja, Copilot-vragen kunnen worden opgeslagen. Bij een persoonlijk Microsoft-account gelden instellingen voor chatgeschiedenis, personalisatie en modeltraining. Bij Microsoft 365 Copilot kunnen prompts en antwoorden worden bewaard voor audit, beveiliging, eDiscovery en het bewaarbeleid van de organisatie.

Gebruikt Microsoft mijn Copilot-gesprekken om AI te trainen?

Bij Microsoft 365 Copilot en Microsoft 365 Copilot Chat worden zakelijke prompts, antwoorden en gegevens uit Microsoft Graph volgens Microsoft niet gebruikt om de onderliggende modellen te trainen. Bij persoonlijk gebruik kunnen andere privacyinstellingen gelden. Controleer daarom altijd met welk account je bent aangemeld.

Kunnen mijn collega’s mijn Copilot-chats lezen?

Andere collega’s krijgen niet automatisch toegang tot je persoonlijke Copilot-chat. Ze kunnen de inhoud wel zien wanneer jij een antwoord deelt, in een gezamenlijk document plaatst of naar een Teams-kanaal kopieert.

Wat moet ik doen als ik vertrouwelijke informatie heb ingevoerd?

Noteer welke informatie je hebt gedeeld en verwijder de zichtbare chat waar dat mogelijk is. Gebruik je Copilot voor je werk, meld het voorval dan via de privacy- of beveiligingsprocedure van je organisatie. Alleen verwijderen is mogelijk onvoldoende wanneer de interactie ook in administratieve systemen is vastgelegd.